舟山市人民政府办公室关于印发舟山市电子公文和信息交换管理试行规定的通知
舟山市人民政府办公室关于印发舟山市电子公文和信息交换管理试行规定的通知
舟政办发(2010)143号
各县（区）人民政府，市政府直属各单位：
为加强我市电子公文和信息交换管理，实现各级政府及其职能部门之间电子公文和信息交换的规范化、制度化和科学化，促进信息资源共享，提高工作效率，现将《舟山市电子公文和信息交换管理试行规定》印发给你们，请认真组织实施。
二○一○年九月六日
舟山市电子公文和信息交换管理试行规定
第一条 为加强舟山市电子公文和信息交换管理，实现各级政府及其职能部门（以下简称各使用单位）之间电子公文和信息交换的规范化、制度化和科学化，促进我市电子公文交换的应用及各部门间的信息资源共享，提高工作效率，依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共和国电子签名法》和国家相关规定，制定本规定。
第二条 电子公文是指各使用单位制作并通过舟山市协同办公系统处理后形成的，依赖计算机系统阅读、处理并可通过网络传输的具有规范格式的文件。
舟山市协同办公系统是依托舟山市电子政务网，实现各级政府与职能部门之间以及各职能部门之间公文交换和信息传递的业务平台。
第三条 本规定适用于各使用单位的电子公文和信息交换活动。
各使用单位的电子公文和信息交换应使用市政府统一提供的电子公文版式和信息交换系统，并通过舟山市电子政务网平台进行交换。
第四条 市政府办公室负责组织实施本规定。
各使用单位的办公室是电子公文和信息处理的管理机构，主管本单位的电子公文和信息交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子公文和信息交换工作。
市信息中心负责舟山市电子政务网络平台和协同办公系统的维护和管理。
第五条 通过舟山市协同办公系统交换的电子公文和信息与相同内容的纸质公文和信息具有同等法律效力。
第六条 电子公文的种类、形式、行文规则与纸质公文相同，依照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的规定执行。
第七条 电子公文的交换格式应符合《基于XML的电子公文格式规范》的规定。
第八条 各使用单位应当对盖有本单位电子印章的电子公文和信息负责。
第九条 各使用单位的电子印章由市府办授权市信息中心统一制作、颁发，不得擅自制作使用。各使用单位应当在市信息中心登记备案，取得舟山市电子公文和信息交换系统的使用账号和密码及单位数字证书。
电子印章的制作应当和各机关现行物理印章完全吻合，其技术指标应当符合国家标准GB/T18336-2001《信息技术、安全技术、信息技术安全性评估准则》和GB/T17903-1999《信息技术、安全技术、抗抵赖》的要求。
各使用单位应当指定专人负责电子公文的接收发送及电子印章、账户、密码和数字证书的保管工作，并在专用计算机上按本单位用印规定使用，保证电子公文的及时办理。
由于单位变更、撤销等原因导致实物印章和电子印章作废的，在向市府办交回实物印章的同时，一并交回电子印章的加密卡、存储介质（交前删除全部印章信息）及数字证书，电子印章的加密卡、存储介质、数字证书交由市信息中心保管。
数字证书自制发日期起启用，有效期为两年，数字证书的使用者应在证书过期前两个月内持单位介绍信和数字证书介质到市信息中心办理数字证书年检手续。
由于操作失误或其他原因导致电子印章、数字证书损坏的，持本单位介绍信到市信息中心重新办理制发电子印章、数字证书手续。
第十条 电子公文进入各使用单位指定系统的时间为到达时间。由于特殊情况不能确定到达时间的，可从电子公文上的电子印章数字日期戳来确认。
第十一条 接收电子公文的单位应对公文的发送单位、内容的完整性和规范格式等进行核对，对不能正常接收或发现发送错误的电子公文，应及时与发送单位联系，查明原因。
第十二条 电子公文发送后，发送单位应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行查对、催办或督办，发现问题及时与接收单位联系。
第十三条 各使用单位应指定专人负责电子公文归档工作。电子公文原则上由电子公文形成单位负责归档，各收文单位负责登记收文情况，以备查询。需收文单位办理或归档的文件，发文单位和收文单位都应当归档。各使用单位在做好电子公文归档的同时，按要求做好纸质公文的归档。
第十四条 电子公文介质（包括硬盘、软盘、磁带、光盘等）应按下列要求管理：
（一）电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。
（二）电子公文介质的维护和维修，需指定专人负责。
（三）电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，需进行登记并由两人监销，确保不丢失、不漏销。